Administrative Assistenz – Behördenkommunikation & Dokumentenmanagement

Für unser Büro in Rodgau suchen wir eine kommunikative, durchsetzungsstarke und verantwortungsbewusste Persönlichkeit für die Bearbeitung behördlicher und administrativer Vorgänge.

Der Schwerpunkt der Position liegt auf der selbstständigen Kommunikation mit deutschen Behörden und öffentlichen Stellen, der Bearbeitung unterschiedlicher Fälle sowie der strukturierten Nachverfolgung offener Vorgänge.

Wir suchen keine reine Büroassistenz. Wichtig ist uns eine Person, die Sachverhalte schnell versteht, aktiv kommuniziert, bei offenen Fragen nachfasst und Fälle zuverlässig bis zum Abschluss begleitet.

Ihre Aufgaben

• Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Stellen
• Bearbeitung und Koordination behördlicher und administrativer Vorgänge
• Klärung von Sachverhalten, Anforderungen und Bearbeitungsständen
• Anforderung fehlender Informationen und Unterlagen
• Nachverfolgung offener Vorgänge, Fristen und Rückmeldungen
• Dokumentation von Gesprächen, Auskünften und nächsten Schritten
• Bearbeitung und interne Weiterleitung offizieller Schreiben und Bescheide
• Vorbereitung von Antworten und Unterlagen nach interner Abstimmung
• Pflege von Fallakten und Dokumenten
• Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen und externen Ansprechpartnern
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens C1
• Sicheres und professionelles Auftreten im Kontakt mit Behörden
• Fähigkeit, formelle Schreiben und behördliche Bescheide zu verstehen und einzuordnen
• Proaktive, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Erfahrung in der Sachbearbeitung, Behördenkommunikation, Kanzleiarbeit, Steuerberatung oder einem vergleichbaren Bereich
• Sorgfältiger Umgang mit Fristen, Dokumenten und vertraulichen Informationen
• Gute Kommunikationsfähigkeit und sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware
• Gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland
• Bereitschaft, regelmäßig vor Ort in Rodgau zu arbeiten

Besonders passende berufliche Hintergründe

Wir freuen uns insbesondere über Bewerbungen von Personen mit Erfahrung in der Rechts- oder Steuerberatung, öffentlichen Verwaltung, Sachbearbeitung, Rechtsassistenz, Fallbearbeitung oder im Compliance-Bereich.

Von Vorteil, aber nicht erforderlich

• Kenntnisse im deutschen Verwaltungs-, Steuer- oder Wirtschaftsrecht
• Erfahrung im Umgang mit Behörden, Gerichten oder anderen öffentlichen Stellen
• Erfahrung in den Bereichen Steuer-, Umwelt- oder Unternehmens-Compliance
• Englisch- oder Chinesischkenntnisse für die interne Zusammenarbeit

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche Position mit eigenständiger Verantwortung
• Direkte Einbindung in unterschiedliche behördliche und administrative Fälle
• Klare interne Ansprechpartner und strukturierte Einarbeitung
• Zusammenarbeit mit einem internationalen Team
• Eine langfristig ausgerichtete Tätigkeit
• Möglichkeit, Kenntnisse in den Bereichen europäische Steuer-, Umwelt- und Unternehmens-Compliance aufzubauen