Beschäftigte/r (m/w/d) im Vorzimmer der Behördenleitung

A. Beschreibung der Stelle

Die Einstellung erfolgt zum nächstmöglichen Zeitpunkt, frühestens jedoch zum 01.01.2027 in Vollzeit in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis. Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder und der ihn ergänzenden Tarifverträge. Die Eingruppierung erfolgt in die Entgeltgruppe 6 TV-L. Eine Höhergruppierung ist je nach fachlichen Fähigkeiten und Veränderung des Aufgabenzuschnittes möglich. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden und 50 Minuten.

B. Aufgaben

• Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Koordination und Überwachung von Terminangelegenheiten
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken sowie Ausführen von Verfügungen
• Registratur- und Ablagearbeiten
• Führung und Pflege von Übersichten, Listen und Statistiken
• Aktenverwaltung/-pflege
• Unterstützung bei Personalangelegenheiten
• Erstellung von Vordrucken und Formularen
• Pflege des Hausintranets (ggf. auch der Homepage)
• Vertretung innerhalb der Personalabteilung
• Aufgaben nach besonderer Weisung

C. Anforderungsprofil

I. Fachkompetenz

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r oder Bürokauffrau/Bürokaufmann bzw. in einem vergleichbaren kaufmännischen Ausbildungsberuf
• Berufserfahrung im Schreiben nach Diktat
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• gute Kenntnisse der Büro- und Verwaltungsorganisation
• sichere Kenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Schriftstücken
• gute Kenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word, Outlook und Excel
• einen sicheren Umgang mit PC, Tastatur und elektronischer Kommunikation
• die Fähigkeit zur schnellen, sorgfältigen und fehlerarmen Erstellung von Schriftstücken und Protokollen
• die sichere Beherrschung des 10-Finger-Schreibsystems mit angemessener Schreibgeschwindigkeit und hoher Schreibsicherheit

II. Persönliche Anforderungen / soziale Kompetenz

• zeichnet sich durch eine sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit aus
• verfügt über eine hohe Belastbarkeit und Einsatzbereitschaft
• zeichnet sich durch ein hohes Maß an Loyalität, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein aus
• arbeitet selbstständig, zuverlässig und sorgfältig
• verfügt über ein ausgeprägtes Organisationsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise
• zeigt Bereitschaft zur kontinuierlichen Fort- und Weiterbildung

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